Hintergründe näher gebracht - die Interviewreihe zum Deutschen Musikfest 2019 in Osnabrück

  • 23.04.2018
  • Events

Ab 23. April 2018 beginnt die Anmeldung für die Teilnahme am Deutschen Musikfest (DMF) 2019 in Osnabrück. Erstmals wird für das größte deutsche Festival für Amateurblas- und Spielleutemusik über den Internetauftritt www.deutsches-musikfest.de eine datenbankgestützte Online-Anmeldung zur Verfügung stehen. Die Entwicklung dieser technischen Lösung wurde von Professor Dr. Hubert Kempter, Präsidiumsmitglied der BDMV, Fachbereichsleiter EDV/Neue Medien geleitet.

Seine seit 2001 bei den DMF gesammelten Erfahrungen bringt Professor Dr. Hubert Kempter in seinem Fachbereich EDV innerhalb des Lenkungskreises zum DMF ein. Sein Arbeitsgebiet ist die IT-Infrastruktur im DMF-Organisationsbüro der BDMV in Osnabrück und das Datenmanagement zum DMF 2019.

Herr Professor Kempter, lieber Hubert, der Zusammenhang zwischen der Organisation eines Musikfestes und Daten- bzw. Informationsmanagement liegt nicht gleich auf der Hand. Wann beginnen und wo liegen deine Arbeitsschwerpunkte beim DMF 2019 in Osnabrück?

Eine Veranstaltung in der Größenordnung wie das Deutsche Musikfest verlangt effiziente Organisationsstrukturen und -abläufe. Ohne entsprechende IT-Unterstützung lässt sich dies nicht bewältigen – ab Planungs- und Vorbereitungsphase und weiter in der Durchführung vor Ort in Osnabrück ist sie erforderlich. Mit den selbst gesammelten Erfahrungen aus den drei vorangegangenen Musikfesten in Chemnitz, in Würzburg und sogar weit zurück 2001 in Friedrichshafen haben wir auch für Osnabrück mit einem zweijährigen Vorlauf gestartet. Neben den konzeptionellen Überlegungen für das Datenmanagement im Organisationsbüro steht in unserem Fachteam die Planung der IT-Infrastruktur für die datentechnische Abwicklung der Wertungsspiele und Wettbewerbe in den unterschiedlichen Austragungsorten im Vordergrund der Arbeit.

Die Online-Anmeldung für unsere Teilnehmer startet am 23.04.2018: wie gestaltet sich der Ablauf?

Für das Musikfest in Osnabrück wird nun erstmals der gesamte Anmeldeprozess funktional über eine neue, eigenentwickelte Online-Datenbanklösung als Baustein in der Webseite realisiert. Im Lenkungskreis haben wir uns zu dieser Lösung entschlossen, um die gesamte Kommunikation zwischen den teilnehmenden Orchestern und dem Organisationsbüro besser zu gestalten.

Insgesamt ist der Anmeldeprozess zeitlich in drei Phasen unterteilt worden. Am 23.04.2018 starten wir mit der Basis-Anmeldephase. Zunächst wird sich jedes interessierte Orchester mit seinen grundlegenden Vereinsdaten registrieren und seine Teilnahmewünsche am Veranstaltungsangebot mitteilen. Nach inhaltlicher Prüfung der Anmeldedaten erhält der Teilnehmer von unserem Organisationsbüro in Osnabrück eine Bestätigung und Freischaltung seines Vereinsprofils. Damit hat jeder Teilnehmer per Login auf der Webseite die Möglichkeit, Einblick in seine aktuellen Anmeldedaten zu nehmen.

In der zweiten und dritten Anmeldephase, wenn die Planungen zum DMF bei allen fortgeschritten ist, werden von jedem Teilnehmer weitere organisatorische Daten, beispielsweise zu den Musikstücken für seine Wertungsspielteilnahme oder zu Verpflegungswünschen, abgefragt.

Und bei Korrekturen meiner Eingaben? Wer ist mein Ansprechpartner, an wen wende ich mich?

Frau Marina Elixmann und ihr Team aus dem Organisationsbüro stehen zunächst für jede Form von Rückfragen telefonisch oder per E-Mail zur Verfügung; die Kontaktdaten sind der Anmeldemaske auf der Webseite zu entnehmen. Falls sich Korrekturen oder Ergänzungen zu den bereits eingetragenen Anmeldedaten ergeben, erfolgt eine Meldung über ein spezifisches Kontaktformular auf der Anmeldemaske. Nach interner Prüfung der geänderten Daten werden die Daten durch das Organisationsbüro im Vereinsprofil freigeschaltet.

Nun ist nicht nur eine ordnungsgemäße Teilnehmer-Anmeldung, sondern auch die Datenverwaltung und die Arbeiten beim DMF Teil deines Aufgabenbereiches. Was verantwortest du unmittelbar beim Fest?

Unser Organisationsbüro wurde im April eröffnet, für das Kollegium in Osnabrück war die IT-Struktur einzurichten und der sichere Zugriff auf unsere Datenbank vorzubereiten. Das Organisationsteam wird über die Veranstaltungstage um ein Vielfaches anwachsen. Für alle Arbeitsplätze im DMF-Büro in Osnabrück muss stets der Zugang zu den Organisationsdaten und die Verfügbarkeit entsprechender Hardwareeinheiten wie Drucksysteme im IT-Netz gegeben sein. Laufend werden Daten zu erfassen, auszuwerten und aufzubereiten sein. Dazu zählt beispielsweise die Bearbeitung der Wertungsspiel- und Wettbewerbsergebnisse einschließlich Urkundendruck.

In der Bundesvereinigung nimmt dein Fachbereich eine wichtige Position ein. Auf der Fachtagung EDV/Neue Medien im Februar 2018 war die DS-GVO Thema. Welche Maßnahmen ergreift ihr beim DMF, um mit personenbezogenen Daten datenschutzrechtlich konform zu arbeiten?

In der Tat müssen wir unter den neuen Vorgaben der Datenschutz-Grundverordnung sämtliche Abläufe und Inhalte von personenbezogenen Daten im Rahmen der DMF-Organisation auf den Prüfstand stellen. Die Vorbereitung von Datenschutzerklärungen und von Einwilligungen beim Erheben der Anmeldedaten gehören ebenso mit dazu wie technisch organisatorische Maßnahmen, um den Zugriff auf die gespeicherten Daten ausschließlich für Berechtigte zu gewähren. Aufgrund der neuen Datenbanklösung für die zentrale Verwaltung der Anmeldedaten ist ein passwortgeschützter Zugang vorab schon gegeben, was uns insgesamt für die Sicherheit und Verfügbarkeit der Daten hilfreich ist.

Wo braucht ihr Unterstützung bei eurer Arbeit beim DMF, welche Partner und Helfer habt ihr bereits gewonnen, welche fehlen noch?

Vor Ort benötigen wir insbesondere in den verschiedenen Austragungsorten für die Wertungsspiele und Wettbewerbe Ehrenamtlerinnen und Ehrenamtler, die die datentechnische Erfassung der Ergebnisse über unser BDMV-Programm PC-Juror vornehmen. Meist sind hier Musikerinnen und Musiker eingebunden, die die Hallen seitens der örtlichen Musikvereine betreuen. Gefreut habe ich mich, dass mir bereits Gaby Klumpe als der EDV-Beauftragten des Niedersächsischen Musikverbandes sowie meiner Mitstreiter aus dem Fachbereich EDV/Neue Medien ihre Unterstützung zugesagt haben!

Deine Heimat ist in Baden-Württemberg; trittst du selbst auch in einem Orchester beim DMF mit auf? Auf welche Programmpunkte anderer Musikerkolleginnen und -kollegen freust du dich besonders?

Ich war selbst über 35 Jahre aktiver Musiker in Vereinen.

Leider bleibt für mein Lieblingsinstrument Tenorhorn keine ausreichende Zeit mehr – zugunsten meiner vielfältigen ehrenamtlichen Funktionen in Musikverbänden auf Landes- und Bundesebene.

 Ich hoffe aber, den einen oder anderen Musikerkollegen aus unseren BVBW-Mitgliedsvereinen beim DMF in Osnabrück anzutreffen. Als Generalsekretär im Blasmusikverband Baden-Württemberg freue ich mich, dass unser Landesblasorchester als WMC Vizeweltmeister 2017 in Osnabrück ein Galakonzert geben wird; dort bin ich natürlich mit dabei. Falls neben der Arbeit im Organisationsbüro dann die Zeit bleibt, werde ich versuchen, den einen oder anderen Vortrag im BDMV-Wettbewerb der Traditionellen Blasmusik anzuhören.

Danke für das Interview, deine Arbeit und weiterhin viel Erfolg!

Das Interview führte Silke Schulze (Pressebüro DMF)

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